Das Problem
»Eine Auseinandersetzung mit meinem Vorgesetzten wurde unter anderem auch per E-Mail geführt. Dieser Streit ist mehr als 5 Jahre her. Jetzt würde ich mich gerne auf eine Funktionsstelle bewerben und möchte deshalb wissen, ob Unterlagen darüber in meiner Personalakte abgeheftet sind.«
»Mein Schulleiter erteilte mir eine Ermahnung, da ich nicht immer pünktlich zur Vor-Viertelstunde im Klassenzimmer bin. Ich erkundigte mich und erfuhr, dass Ermahnungen im Beamtenrecht vorkommen, insbesondere bei einer Verletzung der Amtspflicht. Es handelt sich um eine missbilligende Äußerung des Dienstvorgesetzten, die jedoch keine Disziplinarmaßnahme darstellt. Kommt dies in die Personalakte?«
»Nach einer Dienstaufsichtsbeschwerde gegen mich interessiert mich, welche Dokumente in meiner Personalakte gelandet sind und wie lange sie darin zu finden sind.«
Die Rechtslage im Überblick
»Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen ...« BeamtStG § 50
Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) war der Freistaat Bayern verpflichtet, das Personalaktenrecht im Bayerischen Beamtengesetz anzupassen.
Vorschriften zum Personalaktenrecht finden sich im Bayerischen Beamtengesetz (BayBG) Teil 4 Abschnitt 8, Art. 104 bis 111. Die »Verarbeitung personenbezogener Daten« ist in Art. 103 BayBG geregelt. Diesem liegt der Verarbeitungsbegriff von Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde. Die Speicherung von Daten ist in Art. 5 DSGVO und das Auskunftsrecht ist in Art. 15 DSGVO geregelt.
Personalaktenbegriff
Zum Personalakt gehören alle Unterlagen, einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.
Die Personalakte ist vertraulich zu behandeln. Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, die Lehrkraft willigt in eine anderweitige Verwendung ein.
Der Personalakt kann in Grund-, Neben- und Teilakten gegliedert werden. In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. Nebenakten dürfen nur Unterlagen enthalten, die im Original in der Grundakte oder Teilakte vorhanden sind. Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu führen. Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren.
Nicht in den Personalakt aufzunehmen sind Akten über ein gerichtliches Verfahren, das für das Beamt:innenverhältnis ohne Bedeutung ist, sowie dienststrafrechtliche Vorgänge vor Abschluss des Verfahrens.
Elektronische Personalakte (Art. 104 Abs. 2 BayBG)
Eine Personalakte kann entweder vollständig oder in Teilen elektronisch geführt werden. Eine in Teilen elektronisch geführte Personalakte wird als »Hybridakte« bezeichnet. Wird die Personalakte als Hybridakte geführt, muss angegeben werden, welcher Aktenteil in welcher Form geführt wird. Unzulässig ist eine parallele Aktenführung, bei der identische Aktenteile sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form vorliegen. Kritisch zu sehen ist, wenn elektronische Unterlagen durch eine Erfassung papiergebundener Unterlagen entstehen. Dann nämlich darf die ursprüngliche Papierfassung zu Beweiszwecken aufbewahrt werden. Dies kann dazu führen, dass doch eine doppelte Aktenführung stattfindet.
Papierunterlagen sind mittels eines sicheren technischen Verfahrens in die elektronische Form zu überführen. Ansonsten haben alle weiteren Bestimmungen zur Personalakte auch für die elektronische Gültigkeit.
Wo liegen die Personalakten?
Die eigentlichen Personalakten (Grundakte) lagern im Kultusministerium, bei den Bezirksregierungen und bei städtischen Schulen bei der Stadt.
Förderschulen: Die Grundakten befinden sich bei den Regierungen. Die Personalnebenakten befinden sich im Schulhaus, also bei den Schulleitungen.
Realschulen, Gymnasien, Berufliche Schulen: Die Grundakten befinden sich im Ministerium. Die Personalnebenakten befinden sich im Schulhaus, also bei den Schulleitungen.
Grund- und Mittelschulbereich: Die Grundakten befinden sich bei den Regierungen. Die Per-sonalnebenakten liegen beim Schulamt.
Im Personalnebenakt wurde und neuerdings wird zum Beispiel das verpflichtende Arbeitszeitkonto geführt und es werden Unterlagen der dienstlichen Beurteilung und die Nachweise der Weiterbildungen gesammelt. Auch in die Personalnebenakten hat die Lehrkraft ein Einsichtsrecht.
Einsichts- und Auskunftsrecht (Art. 107 Abs. 1 BayBG/§ 3 Abs. 5 TvÖD/§ 3 Abs. 6 TV-L)
Die Lehrkraft hat, auch nach dem Eintritt in den Ruhestand, ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte sowie in andere Akten, die personenbezogene Daten enthalten. Da das Wort »sofort« nicht in der Regelung benannt ist, müsste sich die Lehrkraft unter Umständen auf eine Terminvergabe einlassen. Begründet wird dies meist damit, dass die Akten im Archiv gelagert werden. Nebenakten, die an den Schulen aufbewahrt werden, sollten unverzüglich zur Einsicht bereitgestellt werden.
Bevollmächtigten der Lehrkraft ist Einsicht zu gewähren. Das kann auch eine Personalvertretung oder Vertrauensperson der GEW sein. Ein Vermerk in der Akte, dass die Lehrkraft Einsicht genommen hat, ist unzulässig.
Die personalaktführende Behörde bestimmt, wie die Auskunft gewährt wird. Die Lehrkraft kann verlangen, dass ihr eine vollständige oder teilweise Kopie der Aktenunterlagen zur Verfügung gestellt wird, sofern das Kopieren keinen unverhältnismäßigen zeitlichen oder personellen Aufwand verursacht.
Anhörung vor Aufnahme in den Personalakt
Die Beamt:in ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie ungünstig sind oder ihr nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören, soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften erfolgt. Die Äußerung der Beamt:in ist zur Personalakte zu nehmen. Die Einsichtnahme der Beamt:in in die Personalakte darf nicht vermerkt werden.
Entfernung von Vorgängen aus den Personalakten
Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, auf die die Tilgungsvorschriften des Disziplinarrechts keine Anwendung finden, müssen aus der Personalakte entfernt werden, wenn
- sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben; sie müssen mit Zustimmung der Lehrkraft unverzüglich entfernt und vernichtet werden;
- sie für die Lehrkraft ungünstig sind und ihr nachteilig ausgelegt werden können; sie sind auf Antrag der Lehrkraft nach zwei Jahren zu entfernen und zu vernichten; dies gilt nicht für dienstliche Beurteilungen, da diese nicht als ungünstig oder nachteilig einzustufen sind, sondern fest im Beamt:innenrecht verankert sind;
- es sich um Mitteilungen in Strafsachen handelt und um Auskünfte aus dem Bundeszentral-register; sie müssen mit Zustimmung der Lehrkraft nach drei Jahren entfernt und vernichtet werden.
Aufbewahrung von Personalakten
Personalakten müssen fünf Jahre nach ihrem Abschluss aufbewahrt und dann vernichtet werden. Personalakten sind abgeschlossen, wenn z. B. die gesetzliche Altersgrenze erreicht wurde. Unterlagen über Beihilfe, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erkrankungen, Erholungsurlaub, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre nach Abschluss der Bearbeitung aufzubewahren und dann zu vernichten.
Elektronisch gespeicherte Beihilfebelege sind ein Jahr nach Abschluss des Vorgangs aufzuheben und dann zu vernichten.
Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, müssen unverzüglich entfernt und vernichtet werden. (§113 BBG)
Tipps für die Praxis
Nehmen Sie Einsicht in ihren Personalakt, fertigen Sie sich ggf. Abschriften und Ausdrucke an und beraten Sie sich im Bedarfsfall immer mit Ihrer Personalvertretung. Die Verweigerung von Kopien kann heutzutage durch Smartphones elegant ausgehebelt werden.
Wenn Bedenken bestehen, dass nicht alle Unterlagen in der Akte sind bzw. kurzfristig entfernt wurden, kann es sinnvoll sein, die Unterlagen zu nummerieren.
Auf Termine, die nicht zeitnah zu ihrem Wunsch auf Akteneinsicht liegen, müssen Sie sich nicht einlassen. Zu empfehlen ist die Begleitung durch ein PR-Mitglied ihres Vertrauens!
von Isolde Vonhausen und Florian Kohl
Quellen:
Bayerisches Beamtengesetz (BayBG) Abschnitt 8 Personalakten Art. 103-111 in der Fassung vom 29. Juli 2008 (GVBl. S. 500), geändert zum 01.01.2020
Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) § 50 Personalakte
Gesetz zur Änderung personalaktenrechtlicher und weiterer dienstrechtlicher Vorschriften vom 18. Mai 2018 (GVBl. S. 286)